Stand 04.03.2024

1.Geltungsbereich der Allgemeingen Geschäftsbedingungen (AGB)

a) Diese AGB gelten für sämtliche vereinbarten Zertifizierungs- und Dienstleistungen. Für die AGB gelten folgende Definitionen:

i. "Leistungen“: Sämtliche vereinbarten Zertifizierungs- und Dienstleistungen zwischen dem Auftraggeber und der VDI-‑Zertifizierungsstelle‑Zertifizierungen.

ii. "VDI“: Die VDI-Zertifizierungen.  

iii. „Auftraggeber“: Natürliche Person oder Unternehmen, welche den VDI mit Dienstleistungen beauftragt.

iv. „in Textform“: Schriftverkehr per E-Mail oder per Post

b) Sofern keine individuellen Vereinbarungen getroffen werden, gelten Verträge mit dem VDI ausschließlich gemäß den hier festgelegten Bestimmungen.

c) Abweichende oder entgegenstehende Bedingungen des Auftraggebers werden vom VDI in keinem Fall anerkannt, es sei denn, der VDI hat diesen ausdrücklich und in Textform zugestimmt.

d) Neben den AGB gelten die Zertifizierungs- und Prüfungsordnungen des VDI. Beide Ordnungen gelten mit erfolgreicher Anmeldung als akzeptiert.

2. Anmeldung und Vertragsschluss

a) Die Anmeldung zum Zertifizierungsverfahren erfolgt online unter www.vdi-zertifizierungen.de an den VDI. Anmeldungen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs berücksichtigt.

b) Der Vertrag zwischen dem VDI und dem Auftraggeber kommt mit der Anmeldung zum Zertifizierungsverfahren zustande, sobald die Anmeldung durch den VDI in Textform bestätigt wurde. Letzteres bedarf keiner Unterschrift. In jedem Fall liegt es im Ermessen des VDI, eine Anmeldung zum Zertifizierungsverfahren zu bestätigen oder abzulehnen.

c) Der Vertrag wird ungültig, wenn der Kunde falsche Angaben gemacht hat oder wesentliche Informationen verschwiegen hat.

d) Es gelten immer die aktuellen Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

3. Pflichten des Auftraggebers

a) Der Auftraggeber verpflichtet sich zur vollständigen, ordnungsgemäßen, wahrheitsgemäßen und fristgerechten Angabe aller erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Durchführung des Zertifizierungsverfahrens.

b) Sofern im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens, ein Versuch der Täuschung unternommen wird, kann der VDI je nach Schwere des Täuschungsversuchs das Zertifizierungsverfahren aussetzen. Im Weiteren gelten die Bestimmungen der Prüfungsordnung des VDI.

c) Der Auftraggeber stellt sicher, dass die zur Zertifizierung eingereichten Unterlagen den Anforderungen des jeweiligen Zertifizierungsprogramms entsprechen. Falls das Zertifizierungsverfahren wegen nicht-fristgerechter oder nicht ordnungsgemäßer Einreichung abgebrochen werden muss, hat der Auftraggeber kein Recht auf Rückerstattung für das betroffene Verfahren gezahlter Vergütungen.

d) Der Auftraggeber verpflichtet sich, aktiv zur reibungslosen Durchführung des Zertifizierungsverfahrens beizutragen, indem er erforderliche Informationen rechtzeitig bereitstellt, Termine einhält und auf Anfragen der Stelle zeitnah reagiert.

e) Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Zertifizierungsstelle umgehend zu über Angelegenheiten zu informieren, die ihre Fähigkeit, weiterhin die Zertifizierungsanforderungen zu erfüllen, beeinträchtigen können.

4. Leistungserbringung und Stornierungsbedingungen

a) Der VDI erbringt die Leistungen nach Art und Umfang des jeweiligen Zertifizierungsprogramms. Dieses ist auf der Internetseite des VDI öffentlich einsehbar.

b) Der VDI verpflichtet sich zur Unparteilichkeit der Leistungserbringung in allen Schritten.

c) Der VDI bemüht sich, die Leistungen innerhalb der vereinbarten Fristen zu erbringen. Eine vom VDI unverschuldete Verzögerung der Leistungserbringung berechtigt den Kunden jedoch nicht zur Kündigung des Vertrags. Der VDI haftet nicht für entstandene Kosten oder Schäden bei Verzögerungen.

d) Der VDI behält sich vor, die gemäß Vertragsabschluss zu erbringenden Leistungen erst nach fristgerechter Zahlung der vereinbarten Vergütung zu liefern (siehe auch unten Ziff. e).

e) Falls die Leistungserbringung durch Krankheit der Prüfer, höhere Gewalt, sonstige nicht vom VDI zu vertretenden Umständen oder eine nicht genügend hohe Anzahl an Teilnehmern (bei Präsenzprüfungen), verhindert wird, behält sich der VDI das Recht vor, von der Leistungserbringung in Gänze oder in Teilen zurückzutreten, oder diese auf einen anderen Zeitpunkt aufzuschieben. In diesen Fällen haftet der VDI nicht für entstehende Kosten des Auftraggebers (z.B. Reise- sowie Übernachtungskosten oder Opportunitätskosten).  

f) Sofern der Auftraggeber durch Krankheit, höhere Gewalt oder sonstigen nicht zu vertretenden Umständen an Prüfungen nicht teilnehmen konnte, hat der Auftraggeber das Recht die Prüfung ohne zusätzliche Gebühr, an einem anderen vom VDI festgelegten Termin, abzulegen. Der VDI ist unverzüglich über die Nicht-Teilnahme zu unterrichten. Nachweise wie z.B. Atteste sind dem VDI vorzulegen.

Falls eine Teilnahme an einer Prüfung aus anderen Gründen nicht möglich ist, ist dies mindestes 4 Wochen vor Prüfungstag dem VDI zu melden. Sofern diese Frist nicht eingehalten wird, wird eine Bearbeitungsgebühr gemäß Gebührenordnung fällig. Bei fristgerechten Abmeldungen wird eine Bearbeitungsgebühr gemäß Gebührenordnung fällig. In beiden Fällen ist die Prüfung an einem vom VDI festgelegten Termin, abzulegen.

g) Eine Nicht-Teilnahme an einer Prüfung kann ungeachtet der Gründe zu einer Verzögerung des Zertifizierungsprozesses führen. Für die Verzögerung haftet der VDI nicht.

f) Die vollständige Leistung erbringt der VDI erst nach Eingang des vollständigen Rechnungsbetrags. Hierzu gehören insbesondere die Zertifikatsausstellung und der Registereintrag.

5. Durchführung der Zertifizierung und Zertifikatserteilung

a) Der VDI führt Prüfungen und Zertifizierungen gemäß dem festgelegten Zertifizierungsprogramm durch. Diese sind die Grundlage des Zertifizierungsverfahrens.

b) Der Auftraggeber kann den Stand des Zertifizierungsverfahrens in Textform beim VDI erfragen.

c) Nach erfolgreichem Absolvieren des Zertifizierungsprogramms stellt die VDI-Zertifizierungsstelle eine Bestätigung der Konformität in Form eines Zertifikats oder eines Prüfungsnachweises aus. Das Zertifikat enthält die relevanten Informationen gemäß DIN IEC 17024. Dies sind

i. den Namen, Geburtsdatum und Geburtsort der zertifizierten Person;

ii.eine eindeutige Kennzeichnung (Zertifikats- oder Registernummer);

iii. den Namen der Zertifizierungsstelle;

iv. einen Verweis auf das Zertifizierungsprogramm, die Norm oder andere relevante Dokumente,

v. einschließlich das Ausstellungsdatum, falls relevant;

vi. den Geltungsbereich der Zertifizierung, einschließlich Gültigkeitsbedingungen und Einschränkungen, falls zutreffend;

vii. das Ausstellungs- und Ablaufdatum der Zertifizierung.

d) Sofern der Auftraggeber zum Zertifizierungsverfahren wegen Nichterfüllung der Eingangsvoraussetzungen nicht zugelassen werden kann, hat er ein Recht auf Teilrückerstattung. Diese ist die volle Zertifizierungsgebühr abzüglich einer Bearbeitungsgebühr gemäß der aktuell geltenden Gebührenordnung.  

e) Sofern der Auftraggeber innerhalb von einer Woche nach Eingang der Anmeldung zum Zertifizierungsverfahren vom Zertifizierungsverfahren zurücktritt. Wird eine Bearbeitungsgebühr gemäß der aktuell gültigen Gebührenordnung in Rechnung gestellt. Falls der Auftraggeber die Leistung bereits bezahlt hat, wird die Bearbeitungsgebühr bei der Rückerstattung verrechnet.

f) Bei Nicht-Bestehen der Konformitätsprüfung hat der Auftraggeber nicht grundsätzlich das Recht auf eine Wiederholungsprüfung. Ausnahmen sind im jeweiligen Zertifizierungsprogramm festgehalten. Eventuell entstehende Mehrkosten sind durch den Auftraggeber zu tragen. Die Wiederholungsprüfung ist innerhalb von 6 Monaten abzulegen. Fachgespräche sind von der Wiederholungsprüfung ausgeschlossen. In jedem Fall gibt es kein Recht auf Rückerstattung der Zertifizierungsgebühr.

6. Gültigkeit, Aufrechterhaltung, Rezertifizierung und Zertifikatsentzug

a) Die Gültigkeit des Zertifikats ist auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt. Diese ist in dem jeweiligen Zertifizierungsprogramm festgelegt.

b) Die Laufzeit des Zertifikates unterliegt gegebenenfalls einer Überwachung durch den VDI. Die Art und Häufigkeit der Überwachung ist im Zertifizierungsprogramm festgelegt. Findet die Überwachung nicht statt oder fällt negativ aus, wird das Zertifikat entzogen. Im Rahmen einer Überwachung kann die Umstellung des Zertifikates auf eine neue Version des Zertifizierungsprogrammes stattfinden. Regelungen dazu finden sich in der Umstellungsanleitung. Nach Bestehen einer Überwachung mit Umstellung wird ein neues Zertifikat mit der neuen Version des Zertifizierungsprogrammes aber mit gleicher Laufzeit ausgestellt.

c) Nach Ablauf des Zertifikats kann das Zertifikat mittels einer Rezertifizierung erneuert werden. Der Aufwand für eine Rezertifizierung ist geringer als der Aufwand für eine Neuzertifizierung und ist im Zertifizierungsprogramm festgelegt. Die Rezertifizierung findet immer nach der aktuell gültigen Version des Zertifizierungsprogrammes statt. Die Rezertifizierung muss vor Ablauf des Zertifikates abgeschlossen werden damit das neue Zertifikat lückenlos an das alte Zertifikat anschließt. Ansonsten ist das Datum der Zertifizierung das Datum des Beginns des neuen Zertifikates. Die Zertifikatslaufzeit verlängert sich hierdurch nicht. Ist die Rezertifizierung sechs Monate nach Zertifikatsablauf nicht abgeschlossen, muss eine Neuzertifizierung durchgeführt werden.  

d) Der VDI ist Herr seiner Zertifizierungsprogramme und für die Qualität dieser verantwortlich. Um eine ständig hohe Qualität auch bei sich ändernden Rahmenbedingungen beizubehalten, unterliegen Zertifizierungsprogramme einer strukturierten Weiterentwicklung. Mit Erscheinen einer neuen Version des Zertifizierungsprogrammes wird eine Umstellungsanleitung und eine Frist zur Umstellung veröffentlicht. Die Umstellung von bereits ausgestellten Zertifikaten kann während einer Überwachung bzw. während einer Rezertifizierung stattfinden. Zertifikate, die bis zur Frist der Umstellung nicht umgestellt sind, werden zurückgezogen.

e) Das ausgestellte VDI-Zertifikat kann auch während der Laufzeit ungültig werden, wenn sich herausstellt, dass der Auftraggeber falsche Informationen bereitgestellt hat, oder die Überwachungskriterien gemäß dem jeweiligen Zertifizierungsprogramm nicht eingehalten werden. Der VDI behält sich das Recht vor, VDI-Zertifikate als ungültig zu erklären, wenn der Auftraggeber gegen die AGB, die Prüfungs- oder die Zeichennutzungsordnung verstößt oder dieser durch rufschädigendes Verhalten auffällig wird. Ein Zertifikat kann auch entzogen werden, wenn durch Beschwerden seitens Dritter deutlich wird, dass der Antragssteller die Anforderungen an die Zertifizierung nicht länger erfüllt.

f) Die Gültigkeitsdauer eines Zertifikats wird bei der Zertifikatserteilung festgelegt und kann von VDI-Zertifizierungen verlängert oder widerrufen werden, sofern Änderungen im Zertifizierungsprogramm dies bedingen.

7. Haftung

a) Der VDI haftet nicht für Schäden, die durch unsachgemäße Verwendung der Zertifizierung oder Nichterfüllung der Anforderungen entstehen.

b) Sofern der VDI dem Auftraggeber gemäß dem Zertifizierungsprogramm das Recht einräumt, das VDI-Prüfzeichen und/oder das Zertifikat in einem bestimmten Umfang zu nutzen, darf dies ausschließlich für den vertraglich festgelegten Verwendungszweck geschehen. Jegliche sonstige Nutzung der Marken und sonstigen Kennzeichen des VDI, ist nicht zulässig.

c) Für den Fall, dass der Auftraggeber die angestrebte Zertifizierung nicht erhält, diese ausgesetzt oder entzogen wird, übernimmt der VDI keinerlei Verantwortung für finanzielle oder anderweitige Schäden. Dies gilt auch im Falle einer ungerechtfertigten Nichterteilung, Aussetzung oder Entziehung des Zertifikats.

d) Der VDI haftet nicht für Schäden, die der Auftraggeber verursacht.

8. Vertraulichkeit

a) Der VDI verpflichtet sich dazu, die im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens erhaltenen persönlichen Daten sowie andere Informationen vertraulich zu behandeln. Sämtliche Informationen, die im Rahmen der Zusammenarbeit zwischen dem VDI und dem Kunden ausgetauscht werden, gelten als vertraulich und dürfen ohne Zustimmung in Textform der anderen Partei nicht an Dritte weitergegeben werden. Diese Vertraulichkeitsverpflichtung betrifft ebenfalls extern beauftragte Prüfer und Gremienmitglieder, die gemäß Vertrag an diese Vertraulichkeitsklausel gebunden sind.

b) Der VDI behält sich vor, die im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens erhaltenen Informationen des Auftraggebers aufzunehmen, zu speichern und zu analysieren.

9. Urheber- und Nutzungsrechte

a) Sämtliche Urheber- und Nutzungsrechte an den von der Stelle entwickelten Materialien, Dokumenten insbesondere der Zertifikate, Prüfungsnachweise und VDI-Prüfzeichen (Siegel) verbleiben beim VDI.

b) Dem Auftraggeber ist es nicht gestattet Prüfungsunterlagen, Teile von Prüfungsunterlagen oder Prüfungsinhalte in jeglicher Form mit Dritten zu teilen.

c) Die Nutzung des Zertifikats und Prüfzeichens ist in der Zeichennutzungsordnung festgelegt.

10. Datenschutzhinweis

a) Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes.

b) Der Auftraggeber erteilt sein Einverständnis für die Registerführung bei zutreffenden VDI-Zertifizierungen. Dies ist Voraussetzung für die korrekte Durchführung des Zertifizierungsverfahrens.

c) Der VDI darf den Auftraggeber für Werbe- und Informationszwecke in Textform oder telefonisch kontaktieren.

d) Die Dokumentation der Zertifizierung einschließlich der eingereichten Unterlagen des Antragssteller werden mindestens bis zum Abschluss der Prüfung und falls zutreffend für die Laufzeit der Zertifizierung aufbewahrt.  

11. Einspruch gegen das Ergebnis der Konformitätsprüfung

a) Der Auftraggeber hat das Recht gegen eine negative Zertifizierungsentscheidung Einspruch einzureichen. Dieser Einspruch ist innerhalb von vier Wochen nach der jeweiligen Zertifizierungsentscheidung, in Textform an den VDI zu richten. Die Beurteilung des Einspruchs sowie die finale Entscheidungsfindung erfolgt durch den VDI. Hierfür kann der VDI-Experten zu Rate ziehen, welche über die notwendige Fachkompetenz verfügen und nicht bei der angefochtenen Zertifizierungsentscheidung beteiligt waren. Sofern Kosten hierfür auffallen, sind diese durch den Auftraggeber zu tragen, es sei denn dem Einspruch wird stattgegeben. Der Auftraggeber erhält eine ausführliche schriftliche Begründung im Falle der Ablehnung seines Einspruches.

b) Sämtliche Einsprüche werden vom VDI detailliert dokumentiert und konstruktiv, unparteiisch und zeitgerecht behandelt. Es wird ausdrücklich festgehalten, dass der Einreicher eines Einspruchs in keiner Weise benachteiligt wird.

12. Beschwerden

a) Beschwerden zu allen Tätigkeiten der Zertifizierungsstelle können schriftlich an die Zertifizierungsstelle gerichtet werden. Der VDI prüft, ob sich die Beschwerde auf die Zertifizierungstätigkeiten bezieht, für die die Zertifizierungsstelle verantwortlich ist, und behandelt die Beschwerden, falls dies zutrifft. Der Beschwerdeführer erhält eine zeitnahe Antwort, wie seine Beschwerde bewertete und behandelt wird, sowie eine abschließende Antwort nach Abschluss der Beschwerde.

b) Alle Beschwerden werden dokumentiert und konstruktiv, unparteiisch und zeitgerecht behandelt. Bei zutreffenden Beschwerden werden falls notwendig Maßnahmen zur Korrektur und Vorbeugung abgeleitet. Beschwerden werden von Personal des VDI behandelt, die nicht in den Sachverhalt der Beschwerde einbezogen waren.

c) Bei Beschwerden gegen eine zertifizierte Person wird diese spätestens nach Abschluss der Beschwerdeverfahrens schriftlich informiert.

d) Beschwerden werden vertraulich behandelt, soweit es sich auf den Beschwerdeführer und auf den Anlass der Beschwerde bezieht.

13. Gebühren und Zahlung

a) Die Gebühren des jeweiligen Zertifizierungsverfahrens ist in der Gebührenordnung auf den Internetseite des VDI ausgewiesen. Sämtliche Preise sind zzgl. der jeweils gültigen Umsatzsteuer ausgewiesen.

b) Die Rechnungsbeiträge sind in der Regel sofort fällig. Die Zahlung ist auf ein vom VDI genanntes Konto, unter Angabe der Rechnungsnummer, zu überweisen.

c) Sollte der Auftraggeber die Rechnung nicht fristgerecht begleichen hat der VDI das Recht, Mahngebühren in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben zu erheben. Die Leistungserbringung bei nicht getätigter Zahlung ist oben unter Nr. 4 geregelt.

d) Der VDI behält sich bei Zahlungsverzug das Recht vor, vom Vertrag mit dem Auftraggeber zurückzutreten. In solchen Fällen können bereits ausgestellte Zertifikate widerrufen werden.

e) Einwände gegen Rechnungen des VDI müssen in Textform innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung vorgebracht werden.

14. Schlussbestimmungen

a)Änderungen oder Ergänzungen dieser Geschäftsbedingungen bedürfen der Schriftform.

b) Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

c) Als Erfüllungsort wird, soweit zulässig, Düsseldorf vereinbart.

d) Für etwaige Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB wird als Gerichtsstand, soweit zulässig, Düsseldorf vereinbart.